最近になってようやくGmailの使い方が分かってましたので紹介してみます。
結論として言えば、Gmailはメールソフトはほぼ必要ありません。
Gmailはサイト上でメール本文の送受信が出来るのは元より、
分類・検索するのにも特化した高性能なものです。
メールソフトと言えば、OutlookやThunderbirdといったものが有名ですが、
それらを利用する主な理由というのが、フォルダによる分別だと思います。
こんな感じ
（未読メールが多いのは、このソフトを立ち上げないでWeb上で確認してるから）
確かにフォルダ分けしておくと、あとで検索するのにも便利です。
が、たまにどこに入れればいいのか、迷うものとかも出てくるんですよね。
例えば、友人から届いたメールなんだけど、仕事の内容も入ってるから、
「友人」と「仕事」のどっちに入れとけばいいかなーとかね。
片方に入れてしまえば、どっちに入れたか忘れてしまって
見逃してしまう場合もあったりするので、それが怖い。
ですがGmailの場合は、フォルダ分けという概念がありません。
代わりに、ラベルという独自機能があります。
このラベル機能がなかなか秀逸。
多くのソフトでフォルダ分けをするとき、フィルタリングを行なうはずです。
例えば、「～@shop.co.jp」という宛先から届いたメールは「shop」フォルダへ、
件名に「重要」とあった場合は「重要」フォルダへ、といった具合に、
条件に沿って指定されたフォルダへ自動分別する機能です。
Gmailにはフォルダ分けはありませんが、
同じようにこのフィルタリング機能を使って「ラベル」を付けます。
一見同じではないかと思われますが、
一番の違いは、「一つのメールに対して複数のラベルを付けられる」ということ。
基本的に送られてくるメールは一つだけなので、メールソフトでは
コピーなどをしない限り、それは一つのフォルダに入れるしかできません。
ですが、Gmailのラベルは、一つのメールに対しては複数付けることが出来ます。
このラベルというのが、俗に言う付箋のように作用し、
「shop」のラベルを選べば「shop」のラベルが貼られたメールが、
「重要」のラベルを選べば「重要」のラベルが貼られたメールが
一覧になって表示されるわけです。
ラベルを複数付けられるので、
① 友人＆同僚Aさんからの個人メール ラベル：同僚、友人、Aさん、個人
② 同僚Bさんからの仕事メール ラベル：同僚、Bさん、仕事
③ 同僚Bさんからの個人メール ラベル：同僚、Bさん
④ 友人Cさんからの重要メール ラベル：友人、Cさん、重要
⑤ 会社からのメール ラベル：仕事、重要
とこんな感じでメールがあった場合、
フィルタリングや手作業でラベルを付けてしまったら、
「同僚」ラベルをクリックすれば①②③が、
「友人」ラベルをクリックすれば①④が、
「仕事」ラベルをクリックすれば②⑤が、選別されて表示されることになります。
例として、ゲームのついたラベルを選択してみたところ。
また、検索サイト大手であるGoogleというだけあって、
キーワードによるメールの検索も強力なので、本文からメールを探すことも容易。
最近までメールソフト(Thunderbird)を併用していましたが、
これに気付いてからはメールソフトを使わなくなりましたね。
唯一Gmailの欠点といえるのが、
Gmailでは相手の名前をこちらで設定することが出来ないところ。
携帯電話では、アドレス帳に登録されたアドレスは
自動的に名前で表示されるようになっていますが、
Gmailの場合では相手が自分で名前を付けて（署名して）いない限り
こちらではアドレスのまま表示されてしまいます。
だからパっと見、誰から送られてきたのか分からないのですよね。
企業からのメールが多い人は心配ないでしょうが、
友人からのメールが多い人にはちょっと気になるかもしれません。
そこが我慢できない人はメールソフトを利用するしかなくなります。
アドレスを友人名のラベルにして分類する手もありますが、
一人一人行なうのはちょっと大変でしょうし。
ですが、それが気にならないという人はなかなか使い勝手も良いはずです。
何よりWeb上で全て完結できるので、メールを受信するのも送信するのも、
自宅だろうが職場だろうが旅先だろうが関係ないわけですからね。
そんなわけで、今使っているメールに不満があるという方は、
Gmailを試してみるのもいいかもしれません。
RSSによる新着チェックも便利ですので、
そのへんは以前の記事を参考にどうぞ。
基本、メールソフト使わんなぁ・・・。